AIを使う前に整える 資料・ファイルの整理

第1話

AIが読めるファイルか、確かめる

資料を渡したのに、的はずれな答えが返ってくるときは、ファイルの形が原因かもしれません。写真のPDFと文字のPDFの見分け方と、AIが読みやすい形を、短く紹介します。

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第2話

名前の付け方を決める

「最終版」「最終版2」では、人にもAIにも、どれが新しいか分かりません。日付、相手、内容の順にそろえる、ファイル名の型の決め方を、短く紹介します。

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第3話

フォルダは、浅く、少なく

フォルダは、深く分けるほど迷いやすくなります。3階層までにして、迷ったら「入口」に入れる、続けやすい分け方を、短く紹介します。

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第4話

長い資料は、順番を決めて渡す

長い資料を渡すときは、順番で答えが変わることがあります。資料を先に、頼みごとを最後に書く方法と、複数の資料の区切り方を、短く紹介します。

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第5話

お客様の情報を、外してから渡す

資料に、お客様の名前や住所が入っていないか、渡す前に確かめます。「Aさん」「A社」への置き換え方と、元に戻すための控えの残し方を、短く紹介します。

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第6話

整理の結果を、AIに点検してもらう

整理したあとの点検を、AIに手伝ってもらいます。中身は渡さず、ファイル名の一覧だけを渡す方法と、消す前に自分で決める大切さを、短く紹介します。

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